Az első coworkingnek nevezett iroda éppen 20 éve, 2005-ben nyílt meg San Francisco-ban. Azóta a számuk világszerte 20.000-re nőtt és alapjaiban változtatták meg az irodákhoz és az irodabérléshez való hozzáállást. Az atipikus munkavégzési formák térnyerésének köszönhetően a coworking egyre szélesebb körben vált ismertté és a mindennapok részévé.
A cikk több külföldi coworking szakértő írásai és a 2024-ben 14. alkalommal megrendezett, kétnapos Coworking Europe konferencia tapasztalatai alapján készült. Az esemény számos tanulságot hozott a közösségi irodák fejlődési irányairól, a közösségépítésről és a technológiai innovációk szerepéről.
Beszámoló a Coworking Europe 2024 konferencia második napjáról.
De először is, tegyük rendbe, hogy mi az a coworking?
A FreelancerBlog definíciója alapján “a közösségi iroda vagy coworking egy olyan munkahely (értsd: munkára kialakított hely), ahol egymástól függetlenül dolgozhatnak szabadúszók, vállalkozók, helyfüggetlen alkalmazottak, utazók, digitális nomádok. Azaz bárki, akár Te is betérhetsz egy ilyen helyre dolgozni. Csak viszed a laptopod, keresel egy szimpatikus asztalt, rákapcsolódsz a szélsebes wifire (ez a coworkingben alapkövetelmény) és mehet a munka.”
Valahol innen indult az egész mozgalom 20 évvel ezelőtt, de mára kissé árnyaltabb értelmezést kapott (vagy éppen zavarosabbat, nehéz megítélni). A laikus szemlélőnek úgy tűnhet, hogy lényegében mindent coworkingnek hívunk, ahol van internet és bárki betérhet a laptopjával dolgozni. Ez a megközelítés leginkább az egész műfaj szellemiségébe vetett erős hitet tükrözi, melynek lényege a közösség, a csapatmunka, a valós emberi kapcsolatok felértékelődése és a munkával töltött idő minőségi idővé alakítása a közösség által.
Ha viszont gazdasági szempontból vizsgáljuk a coworkinget, akkor egyre inkább az irodapiac jövőjének zászlóshajóját láthatjuk benne. A hagyományos irodák mellett a világszerte egyre népszerűbb, coworking modellben működő irodák sokkal vonzóbb alternatívát kínálnak a céges bérlők számára, a befektetőknek pedig egy több lábon álló, kevesebb kockázatot jelentő üzleti modellt.
A coworking modell lényegében egy 3 bevételi lábra épülő ingatlanhasznosítási modell, mely elsősorban az üzleti felhasználókat célozza. A 3 bevételi láb:
- Coworking: bárki számára elérhető rugalmas irodai szolgáltatás; közösen használt konyhával, tárgyalókkal, recepcióval, mosdókkal és közösségépítéssel (azaz a tagokat különféle módokon igyekeznek összekapcsolni egymással).
- Óradíjas alapon bérelhető rendezvényterek és tárgyalók, pl. terápiás vagy workshop termek, podcast szoba, stb.
- Privát irodák: jellemzően 1-3 éves bérleti szerződés keretében bérelhető céges irodák. A bérlők a teljes coworkinget használhatják (az adott hely adta feltételek szerint – pl. plusz díj ellenében).
A coworking modellben a közös használatú terek miatt a cégek alacsonyabb bérleti díj mellett tudnak ugyanakkora, vagy nagyobb alapterületet használni, mint a hagyományos irodákban, ahol saját konyhával, tárgyalóval rendelkeztek. Nem nehéz belátni, hogy a közösen használt tárgyaló nem olyan nagy kompromisszum, ha alacsonyabb így az össz irodabérleti költség és további hasznos szolgáltatások is rendelkezésre állnak, mint a coworking vagy a közösségépítés.
Például egy 10 fős cégnek, aki csak 5 fős irodát bérel, mert a többiek home office-ban dolgoznak, jól jöhet a coworking kapacitás ha csapat napot akarnak tartani havi egyszer. Vagy az új emberek megismerése, a szakmai és közösségi események pozitív hatással lehetnek egy vállalkozás innovációs képességére.
Tovább nő a rugalmas irodabérlés iránti kereslet
A rugalmasság nem csak a coworking kulcsszava lett, de emellett a bérlők részéről támasztott egyik legfontosabb elvárás is. A szabadúszók, digitális nomádok, a fejlődő szemléletű munkáltatók, és a hibrid és remote munkavállalók világában a rugalmas irodabérlési opciók iránti igény még inkább fokozódik. Legyen szó napi, heti vagy óradíjas bérletekről, a coworking tereknek alkalmazkodniuk kell ezekhez az elvárásokhoz.
A JLL felmérése szerint (Global Occupancy Planning Benchmarking Report 2024) az éves szerződések helyett az irodahasználók preferenciája egyértelműen a használatalapú fizetési modellek felé tolódott el. A jövőbeli megoszlásra ugyan az egyes előrejelzések eltérő számokat jósolnak, ám a növekvő trend továbbra is egyértelműen megállapítható. 2025-ben a rugalmas irodaterek iránti kereslet várhatóan ismét rekordot dönthet.
Az Optix cikke alapján nemcsak a munkaállomások bérlése iránti kereslet nő, hanem a privát irodák iránti igény is emelkedni fog, ahogy egyre több felhasználó keres személyre szabottabb, csendesebb munkakörnyezetet.
Technológiai innovációk elérhető közelségben
A technológia alapvető szerepet játszik a coworking terek fejlesztésében. Az okos irodaterek, amelyeket IoT (Internet of Things) eszközök és a mesterséges intelligencia támogatnak, már nem a jövő ígérete, hanem a jelen valósága. Ezek az eszközök nemcsak hatékonyabbá teszik az irodák működését, de a coworking élményt is jelentősen javítják.
Ilyenek IoT eszközök például azok az érintőképernyős panelek, amik az irodák és tárgyalók ajtaján valós időben mutatják a foglalásokat és elérhetőségeket, – ezekkel egy szempillantás alatt megállapítható, hogy mikor áll legközelebb rendelkezésre a helyiség.
Hasznos kiegészítők lehetnek azok az érzékelők is, amelyek monitorozzák az iroda különböző zónáinak forgalmát, így elősegítik a helyiségek optimálisabb kihasználását.
Külföldi közösségi terekben pedig egyre gyakrabban találkozhatunk olyan okos kávégépekkel is, amelyek felismerik a felhasználók preferenciáit, és automatikusan elkészítik a kívánt italt. Ezek az eszközök nemcsak kényelmet biztosítanak, hanem közösségi élményt is nyújtanak a coworking tagok számára, elősegítve a kapcsolatteremtést és a közösségi érzés erősítését.
A technológia integrációja lehetővé teszi, hogy a coworking terek rugalmasabbak, kényelmesebbek és fenntarthatóbbak legyenek, miközben támogatják a modern munkavégzési igényeket. Az energiahatékony rendszerek, mint például az okos termosztátok vagy az automatikus világításvezérlés, tovább csökkentik a működési költségeket, miközben támogatják a modern munkavégzési igényeket és az ökológiai lábnyom csökkentését.
Fenntarthatóság és zöld megoldások
A fenntarthatóság központi téma marad 2025-ben is. Az energiatakarékos épületek, a megújuló energiák alkalmazása és az újrahasznosított bútorok növelik a coworking terek vonzerejét. A helyi közösségekkel való szorosabb kapcsolat – legyen az helyi vállalkozások vagy közösségi projektek támogatása – tovább fokozza az ilyen helyszínek hitelességét. (Ez a trend a különleges coworking irodákat felsorakoztató cikkünkben is visszaköszön.)
A marketing szerepe a coworking szektorban
Az európai coworking szolgáltatók,– hasonlóan más iparágak szereplőihez – átlagosan az árbevételük 5-10%-át fordítják marketingre. Ennek nagy részét a Google Ads és a közösségi média kampányok teszik ki. Ezek a hirdetések elsősorban az üzleti ügyfelek (B2B) elérését célozzák.
Az erős marketingtevékenység és márkaépítés továbbra is hatalmas előny marad a versenyképesség megőrzéséhez, ezért a kisebb szereplőknek is érdemes hangsúlyt fektetniük arra, hogy láthatóvá váljanak ezeken a platformokon, és kreatív, közösségközpontú megoldásokkal erősítsék piaci jelenlétüket.
Ebben a Coworking Hungary is igyekszik irányt mutatni: összefogja a hazai közösségi iroda szereplőit, és közös projekteket kezdeményez. Jó példa erre a 2024-es Coworking Világnapi próbanapok összehangolása, ami országszerte lehetőséget adott arra, hogy olyanok is bátrabban igénybe vegyék a közösségi irodák szolgáltatásait, akik korábban még nem próbálták azokat. Ezek a kezdeményezések nemcsak a marketing erősítését szolgálják, hanem hozzájárulnak a coworking közösség fejlődéséhez és összetartásához is.
Speciális coworking terek kis közösségeknek
Egyre több coworking tér válik iparág-specifikussá, hogy jobban kiszolgálja a különböző szakterületek igényeit. Legyen szó kreatív iparban dolgozókról, tech startupokról vagy szabadúszókról, a specializált szolgáltatások (pl. mentorálás, workshopok, iparági networking események) kulcsszerepet játszhatnak a sikeres üzemeltetésben.
Egyre több közösségi iroda nyílik például orvosok, fogorvosok számára is, de van kifejezetten építészeknek vagy webshop tulajdonosoknak készült coworking is, aminek a kialakításakor arra törekedtek, hogy kiszolgálják az adott szegmens igényeit az irodai szolgáltatások terén is. A már 4 helyszínen működő Ehaus például az e-kereskedők számára kínál komplex irodai szolgáltatást, melynek része a közös raktár és csomagolótér, de a szakmai események és workshopok is.
Költséghatékony megoldások vidéki coworkingeknek
A vidéki coworking terek fejlődéséhez hatalmas segítség a helyi közösségek és önkormányzatok támogatása. Juan Barbed, a Rooral társalapítója szerint, ha nincs egyértelmű érdeklődés és elkötelezettség közösségi iroda iránt, az nagyban megnehezíti az elindulást, mivel vidéki területeken a közösség támogatása kulcsfontosságú a coworking tér fenntarthatósága szempontjából. Barbed, több mint 40 országban dolgozott távmunkában, első kézből tapasztalta meg a rugalmas munkavégzés térnyerését, és felismerte, hogy a távmunkát felhasználva lehetőség nyílik a vidéki települések felvirágoztatására. A Rooral.co egy olyan társadalmi vállalkozás, amely a népességcsökkenés veszélyeztette spanyol falvakkal dolgozik együtt, hogy helyreállító programokat indítson a coworking és coliving műfaj segítségével.
Hasonlóan fontos, hogy a kisebb coworking terek költséghatékonyan működjenek. Vanessa Sans, a Kalima – Coliving | Social Hub képviselője szerint, ha nincs elég költségvetés például közösség menedzser (community manager) alkalmazására, akkor célszerű a közösség tagjait bevonni különböző feladatokba, cserébe kedvezményekkel vagy ingyenes tagsággal honorálhatjuk a segítségüket. Ez nemcsak a költségek csökkentését segíti, hanem erősíti a közösség összetartását és a tagok elköteleződését is, amely különösen fontos a vidéki területeken, ahol a közösség kiemelkedően fontos a sikeres működéshez.
Inspiráció, mint coworking szolgáltatás
Joachim Gripp, a Design Offices vezérigazgatója szerint az inspiráció önmagában is értéket jelent a cégek számára, ezért a közösségi tereknek nemcsak munkateret, hanem egyfajta inspirációs élményt is kínálniuk kell. Ez azt jelenti, hogy a coworking irodák kialakításában, programjaiban és szolgáltatásaiban tudatosan kell megjeleníteni azokat az elemeket, amelyek ösztönzik az ötletcserét, a kreativitást és az együttműködést – hiszen ezek a tényezők teszik igazán vonzóvá és értékessé ezeket a helyeket a tagok számára.
Közösségépítés a coworkingekben
A coworking nemcsak a munkavégzésről szól, hanem az emberi kapcsolatokról, a közösségépítésről és a bérlők jóllétéről is. Épp ezért egyre több külföldi coworking nyújt megoldást ezekre relaxációs zónák, életmód-programok (pl. jógaórák), és a rendszeres közösségi események formájában. Ezek mind hozzájárulnak ahhoz, hogy a coworking terek ne csak praktikusak, hanem inspirálóak is legyenek.
A coworking szektor számára talán az egyik legfontosabb tanulság, hogy az inspiráció, a közösségépítés, és a coworkerek igényeihez való igazodás kulcsfontosságúak a sikeres működéshez. Várhatóan a jövő coworking irodái még inkább a rendelkezésre álló terek vegyes használatára irányulnak majd, ahol a coworking mellett edzőtermek, gyerekfelügyelet, éttermek, kávézók és akár wellness szolgáltatások is helyet kaphatnak.
De mielőtt ennyire előre szaladnánk, érdemes olyan egyszerű, de a közösségépítés szempontjából kiemelkedően hatékony dolgok megvalósítására is időt szánni, mint például a az adott irodában dolgozók fényképeinek kreatív kihelyezése egy forgalmas helyen lévő falon.
Sok múlhat a megfelelő csapattagok kiválasztásán
Yuta Aoki, a Japan Coworking Space & Community Manager Organization (JCCO) alapítója, már több mint 300 nemzetközi és japán coworking teret látogatott meg. Tapasztalatai alapján a sikeres coworking közösségek működésének alapja a dedikált és stratégiai közösségmenedzsment. Egyes japán coworking terek például külön közösség stratégát, belső és külső menedzsereket, valamint közösségi asszisztenseket alkalmaznak a tagok igényeinek teljeskörű kiszolgálására.
A megfelelő community menedzser kiválasztása más szakértők szerint is kulcsfontosságú. Az elsődleges szempont, hogy barátságos, kedves személyiséggel rendelkező embert találjunk a pozícióra, hiszen ez a szerep a közösség szívét-lelkét jelenti. További előnyt jelent, ha a community menedzser tapasztalattal rendelkezik azon a területen, ahonnan a közösség tagjait szeretnénk bevonzani.
Ben Nachoom, a OneCoWork vezérigazgatója szerint „egy új helyszínen a márka első képviselőjén múlik minden” – , hiszen Ő az első benyomás alakítója és a helyszín sikerességének meghatározó tényezője.
Megtetszett a műfaj? Érdekelnek további hírek, trendek?
A Coworking Hungary Szövetség célja, hogy támogassa a szektort a folyamatos fejlődésben, inspirálja a helyi szereplőket, és megteremtse az összefogás alapjait. Ha te is coworking iroda nyitásán töröd a fejed, csatlakozz hozzánk tagként és légy te is a coworking térnyerésének mozgatórugója!
